به پایان رساندن کارها و اتمام آن‌ها پیش از اتمام مهلت از پیش تعیین شده و نهایتا؛ بالا بردن سطح کارآمدی شخصی، یکی از دشوار ترین اهداف برای اغلب افراد است. کنترل این مسئله در افرادی که در مدیریت زمان خود با مشکل رو به رو هستند، بسیار دشوار تر است.
خوشبختانه، راه‌های مختلفی وجود دارد که با کمک آن‌ها میتوانید مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود بخشید. این روش‌ها، از تغییرات ساده در برنامه روزانه شما تا اساسی ترین تغییرات در نحوه برنامه ریزی زندگی شخصی را شامل می‌شود!
این مقاله به بررسی تکنیک‌های مدیریت زمان می‌پردازد که میتوانید از آن‌ها برای کارآمدی بیشتر از جمله؛ برنامه‌ریزی روزانه، خلاص شدن از حواس‌پرتی‌ها و سازماندهی فضای کاری عالی استفاده کنید.
1.اهداف هفتگی واضح و قابل اندازه گیری تعیین کنید!
هر هدفی را که قصد دارید انجام دهید، بنویسید. لیست خود را مرور کنید و کارهایی را که باید درهفته پیش رو انجام دهید را، بر اساس اولویت زمانی دسته بندی کنید. تعیین اهداف خاص به شما کمک می‌کند تا انگیزه داشته باشید و زمانی که به هدفی که قصد انجام آن را داشته اید، دست یابید، احساس موفقیت بیشتری خواهید کرد.
خودتان را به چالش بکشید تا بیش از توانایی‌های خود انتظار دارید، عمل کنید؛ اما زیاده روی نکنید. برای مثال؛ اگر یک مقاله تحقیقاتی گسترده را باید تا روز حمعه به اتمام برسانید، بهتر است که سازماندهی کل خانه خود و نوشتن یک رمان را به لیست روز شنبه خود اضافه کنید.
2.یک برنامه روزانه برای سازماندهی وظایف ایجاد کنید!
از یک تقویم یا یک کاغذ برای برنامه ریزی استفاده کنید. دقیقاً نحوه استفاده از وقت خود را در هر روز ترسیم کنید و سعی کنید هیچ بازه زمانی را خالی نگذارید. میزان زمان لازم برای هر کار را تنظیم کنید. به عنوان مثال، برنامه خود را با چیزی مانند، “7:30 صبح – 8:00 صبح: بیدار شدن و صبحانه” شروع کنید. و سپس با اولین کار اصلی روز خود ادامه دهید، مانند «8:00 صبح – 8:30 صبح: پاسخ به ایمیل‌ها».
ممکن است برنامه خود را عینا دنبال نکنید، زیرا گاهی اوقات زمان بیشتری از آنچه که انتظار داشتید را، صرف یک موضوع کنید. صرف نظر از این مورد، یک برنامه راهنمای عالی برای نگه داشتن شما در مسیر رسیدن به اهداف هفتگی است. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان نظیر کیپ نوت و تقویم گوگل، تسکولو و …
3.وظایف روزانه را بر اساس اهمیت اولویت بندی کنید!
ابتدا سخت ترین یا مهم ترین کار روز را برای انجام انتخاب کنید. فرض کنید تکالیف زیادی دارید که باید انجام دهید و نمی دانید از کجا شروع کنید. تاریخ تحویل تکالیف خود و همچنین سطح دشواری هر یک را مرور کنید و بر اساس آن اولویت بندی کنید. حذف یک تکلیف دشوار و زمان‌بر در ابتدا باعث می‌شود که احساس کنید اتمام برنامه راحت تر است و برای مقابله با بقیه فهرست کارهایتان آماده هستید.
به عنوان مثال، اگر فردا یک تکلیف بزرگ ریاضی دارید و در پایان هفته چند کاربرگ واژگان دارید، با تکالیف ریاضی شروع کنید. اینگونه، مدیریت زمان برای شما، با اولویت بندی پیش می‌رود.
4.در یک زمان روی یک کار تمرکز کنید!
انجام همزمان چند کار بسیار سخت است. همانطور که هدف‌ها را ، پس از دست یابی، از لیست کارهای خود حذف می‌کنید، ذهن خود را بر روی کاری که در دست دارید متمرکز کنید. افکار مربوط به سایر مسئولیت های خود را کنار بگذارید و از رفت و آمد بین وظایف نامرتبط خودداری کنید. مقابله با یک مسئولیت در یک زمان بسیار کارآمدتر است.
به عنوان مثال، به جای پاسخ دادن به ایمیل ها و پاسخ دادن به تماس های تلفنی به طور همزمان، قبل از برقراری تماس تلفنی به همه ایمیل های خود پاسخ دهید.
تحلیل جابه‌جایی بین کارها برای مغز فرایندی دشوار است و روند را کند می‌کند.
5.حواس پرتی و وقفه ها را به حداقل برسانید.
توجه کامل خود را به هر کار معطوف کنید. هرگونه مزاحمتی مانند ایمیل، تلفن و اعلان های رسانه های اجتماعی را خاموش کنید. همچنین باید سر و صدا های مزاحم نزدیک به خود، مانند تلویزیون یا رادیو را حذف کنید. زمانی را در نظر بگیرید که نمی‌خواهید کسی مزاحم شما شود و به هیچ وقفه‌ای توجه نکنید، مگر اینکه کاملاً ضروری باشد.
به عنوان مثال، اگر قصد دارید به مدت 45 دقیقه بنویسید، در این مدت به تلفن و ایمیل خود پاسخ ندهید. پس از اتمام 45 دقیقه، می توانید ایمیل خود را بررسی کنید.
رسانه های اجتماعی حواس پرتی بزرگی هستند. زمان محدودی را برای شبکه های اجتماعی، برای خود در طول روز برنامه ریزی کنید و صرفا در چارچوب آن بازه زمانی از فضای مجازی استفاده کنید.
6.استراحت‌های کوتاهی داشته باشید تا دچار تحلیل نشوید.
شما نمی توانید 24 ساعت شبانه روز کار کنید و در عین حال بازدهی بالایی داشته باشید. در طول روز برای استراحت به خودتان زمان بگذارید. استراحت به شما این امکان را می دهد که دوباره شارژ شوید و با چشم اندازی تازه به یک کار بازگردید. سعی کنید در زمان استراحت خود کاری انجام دهید که کاملاً با وظیفه شما متفاوت است، مانند کشیدن یک نقاشی، نواختن گیتار، یا بازی شطرنج در تلفن خود! همچنین میتوانید این موارد را در نظر داشته باشید؛
- تماس گرفتن با یک دوست
- قدم زدن
- مدیتیشن یا انجام حرکات کششی
7. از دیگران کمک بخواهید.
لازم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید! اجازه دادن به شخص دیگری برای مراقبت از چیزی به شما این فرصت را می دهد که خود را وقف سایر وظایف خود کنید در حالی که هنوز همه کارها را انجام می‌دهید. مطمئن شوید که وظایف را به شخصی قابل اعتماد واگذار می کنید. چرا که شما نباید نگران آن باشید که آیا شخص واقعاً آن را انجام می دهد یا خیر.
به یاد داشته باشید که تفویض اختیار نشانه قدرت و هوش است نه ضعف. همه گاهی باید کمک بخواهند! کمک خواستن از دیگران، در مدیریت زمان انجام کارهایی که نیاز به چند نفر دارد، بسیار به شما کمک می‌کند.
پیشنهاد مطالعه ما: حتما مقاله 10 محصول پرفروش آبرسان و مرطوب کننده صورت را مطالعه کنید.
8. برنامه خود را از طریق که اپلیکیشن یا ژورنال دنبال کنید.
یک دفترچه به همراه داشته باشید و هر کاری که انجام می دهید و مدت زمان آن را یادداشت کنید. از طرف دیگر، یک برنامه ردیابی زمان مانند ردیابی یا تقویم را دانلود کنید تا از نحوه گذراندن هر دقیقه خود مطلع شوید. مطمئن شوید که با خود صادق هستید. در پایان روز مرور کنید که چگونه وقت خود را صرف کرده اید. این کار را هر روز به مدت یک هفته انجام دهید تا تصویر خوبی از نحوه گذراندن روز خود داشته باشید. در پایان هفته، اگر متوجه شدید که دقایق (یا حتی ساعت‌ها) زیادی را صرف بررسی رسانه‌های اجتماعی یا گشت و گذار در وب کرده‌اید، تغییراتی را در نظر بگیرید.
بهتر است چند روز متوالی زمان خود را پیگیری کنید تا نگاهی صادقانه به برنامه خود داشته باشید. بعضی روزها ممکن است در یک شام تولد شرکت کنید و یا با پزشک قرار ملاقات داشته باشید، که کارهای روزمره نیستند و ممکن است برنامه شما را به هم بزنند.
9.لیست وظایف خود را در پایان هر روز مرور کنید.
به آنچه که تکمیل کرده اید و همچنین کارهایی که هنوز باید انجام دهید توجه داشته باشید. کارهایی را که تمام کردید کنار بگذارید و یک لیست جدید برای انجام کارهای روز بعد تهیه کنید، از کارهایی که در روز قبل انجام نداده اید شروع کنید. وقت گذاشتن برای این مرحله اضافی هر شب به شما کمک می‌کند تا آنچه را که به دست آورده‌اید جشن بگیرید و در عین حال اهداف روز بعد خود را در ذهن داشته باشید. همچنین این کار می‌تواند به شما کمک کند تا ایده بهتری در مورد کارهایی که بیشترین زمان را می‌گیرند داشته باشید. از این اطلاعات برای ارزیابی مجدد اینکه به چه میزان زمان برای انجام برخی وظایف نیاز دارید، اختصاص دهید، استفاده کنید.
اشکالی ندارد که که متوجه شوید همه وظایف خود را انجام نداده‌اید! به یاد داشته باشید که فردا روز جدیدی است. به خودتان فشار بیاورید تا به اهدافتان برسید!
10.با پاداش به خود انگیزه دهید!
قبل از شروع یک کار، در پایان آن به خود قول پاداش بدهید. به عنوان مثال، اگر یک تکلیف نوشتاری دارید که باید آن را انجام دهید، اما حوصله انجام آن را ندارید، به خودتان اجازه دهید پس از اتمام کار، 20 دقیقه پیاده‌روی کنید و به پارکی نزدیک بروید!
مطمئن شوید که پاداش شما چیزی است که واقعا از آن لذت می برید.
پاداش شما هرگز نباید باعث شکست شود یا شما را از مسیر خارج کند. به عنوان مثال، رفتن به سینما یا استراحت بقیه روز پس از انجام یک کار 30 دقیقه ای ممکن است ایده خوبی نباشد.
11.اگر برنامه زمانی شما پر است به پروژه های اضافی نه بگویید!
شما به راحتی می توانید بیش از حد توان خود مسئولیت به عهده بگیرید. هنگام موافقت با پذیرش مسئولیت‌های جدید واقع بین باشید و آنچه را که از قبل باید انجام دهید، در ذهن داشته باشید. به عنوان مثال، اگر برنامه شما به طور کامل با کلاس‌ها، مدرسه و تمرین فوتبال در طول هفته پر شده است، ممکن است پیوستن به باشگاه جدید، ایده خوبی نباشد.
«نه گفتن» را بیاموزید. اگر نمی توانید نه بگویید، در مورد محدودیت‌های زمانی خود صادق باشید. برای مثال، اگر کسی از شما بخواهد تا پایان روز کاری را انجام دهید، ممکن است بگویید: « در حال حاضر، من کمی سرم شلوغ است. اما می‌توانم آن را تا پایان فردا شب برای شما انجام دهم.
برنامه ریزی بیش از حد فشرده نیز می‌تواند منجر به استرس شود. وقتی استرس دارید، بهره وری کمتری خواهید داشت.
12.حتما از بازه‌های زمانی بلااستفاده خود بهره مند شوید!
زمانی که وقت اضافی دارید، فهرستی تهیه کنید. برای مثال، سعی کنید در حین استفاده از اتوبوس در مسیر محل کار یا مدرسه استفاده کنید تا برنامه ریزی بیشتری انجام دهید.
انجام این کار برای اشخاصی که در حین اوقات فراغت خود استرس دارند، بسیار مفید است.
تمام زمان استراحت خود را به برنامه ریزی و سازماندهی اختصاص ندهید. این امر می تواند استرس زا باشد و بیشتر از اینکه فایده داشته باشد، به شما آسیب رسان باشد. شما همواره به مدتی برای استراحت نیاز دارید!
اگر 10 دقیقه استراحت دارید، با اختصاص 2 یا 3 دقیقه به سازماندهی کفایت کنید.
13.برای بهبود بهره‌وری، فضای کاری خود را سازماندهی کنید.
شاید به نظر نرسید امّا ، مدیریت زمان، با نظم میز شما هم ارتباط دارد. سردرگمی و حواس پرتی اصلی‌ترین موارد از دست رفتن زمان هستند. اگر میز شما مملو از کاغذ، پاکت، خودکار و زباله است، داشتن کمی استرس و حواس پرتی بسیار عادی است! فضای کاری خود را مرتب کنید تا هرگونه مزاحمت احتمالی را از بین ببرید. هر گونه زباله را دور بریزید، گرد و غبار را از روی لپ تاپ و میز خود گردگیری کنید و سعی کنید کاغذهای خود را در یک پوشه یا کلاسور مرتب کنید.
با این حال، مجبور نیستید تمام وسایل شخصی خود را حذف کنید! وقتی به دنبال یک شادی کوچک هستید، چند عکس به میز خود اضافه کنید، یا یک جای خودکار یا یک گلدان بامزه در نظر بگیرید تا کمی انگیزه و شوق به فضایتان ببخشید.